Cómo organizar tu base de candidatos

Imagina que tuviste un día agotador en el trabajo y lo único que quieres es llegar a recostarte en tu cama. Metes la llave de tu casa, caminas, llegas a tu recámara y ¡sorpresa! hay un desorden inmenso. 

No tuviste tiempo de ordenar en toda la semana y ahora tienes las consecuencias. Hay comida sobre la cama, zapatos que no te dejan pasar, ropa sin planchar en una esquina… 

Tienes dos opciones y ninguna es lo que realmente querías: acostarte sobre todas las cosas que tienes tiradas y dormir. Aunque sabes que no descansarás como quieres. O puedes ordenar tu recámara y después descansar tranquilamente. Claro, deberás postergar tu plan de recostarte. 

Esta analogía es similar a lo que puede ocurrir si tienes desorganizada tu base de datos de posibles talentos a reclutar. En algún momento se puede desocupar una vacante, y requerir a un nuevo trabajador. Pero si tu información no tiene ni pies ni cabeza, gastarás el doble de tiempo y esfuerzo. 

Sabemos que en la jornada laboral cotidiana no tienes tiempo, pero intenta organizarte de poquito en poquito. Mira este tiempo invertido como un atajo y herramienta que te funcionará después. Aquí te damos unos consejos para que sepas por dónde comenzar en esta labor. 

 

1. Coordina los procesos y bases de datos con tu equipo

No sóló tú debes tener la base de datos actualizada y saber cómo reaccionar en caso de que se requiera llenar una vacante. También debe saberlo el resto de tu equipo. Como ya vimos, la organización es importante, así que es mejor que cada elemento tenga el mismo procedimiento.

Debes de definir con tus compañeros cual es el protocolo para subir un nuevo curriculum a la base de talento. Desde revisar el curriculum hasta categorizarlo dentro de la base.  ¿Quién lo va hacer? ¿Cada cuanto se va actualizar la base de datos? ¿Cómo se van a categorizar los curriculums dentro de la base?

 

2. Categoriza la información que ya tienes

Todas las personas tienen distintas habilidades y talentos, pero para el puesto que está libre seguro son más necesarios unos que otros. Por ejemplo, si vas a reclutar a alguien que lidere un equipo entero, sería más útil que tenga buenas habilidades de comunicación. Y necesitarás menos a quien es mejor manejando un programa determinado. 

Por lo que debes de tener los CV´s de los candidato en un orden especifico. Puedes establecer categorías dependiendo de lo que más le funciona a la empresa, según tu experiencia. Pero aquí te dejamos algunos ejemplos.

Clasificación por tecnología: Puedes organizar tus currículums por lenguaje de programación, o framework, cómo “Programadores Java” o “Programadores Python”. Si decides usar esta metodología también podrías subdividir tu base de canidatos por nivel de experiencia (Principiante, Junior, Middle, Senior).

Clasificación por puesto: Otra opción que tienes es clasificar tus curriculums por los puestos que reclutas. Por ejemplo “Testers/QA” o “Consultores SAP.”

 

3. No dupliques información

Esto puede pasar a menudo. Sobre todo si la base de candidatos es manejada por más de una persona.El tener candidatos duplicados en tu nave te puede traer distintos inconvenientes.

Entre ellos: no tener información clara sobre cuántos perfiles tienen disponibles. Puedes estar contemplando tener 30 y en realidad son sólo 24, porque había 6 curriculums duplicados. 

No te preocupes, eliminar esta información duplicada no es complicado. Hay softwares que ubican si hay información dos veces. Ya sea en nombres, CV, categorías, etcétera. Tú te podrás olvidar de este tipo de errores. Pero no dejes de tomarlo en cuenta e implementarlo. 

 

4. Usa las categorías para comunicarte con decenas

¿Quieres buscar a los mejores candidatos para tu oferta de empleo? En lugar de buscar uno a uno en la base de datos y mandarles correo electrónico (actividad muy tediosa), sólo selecciona una clasificación en donde se incluyan todos los perfiles. Recuerda que en el segundo paso los dividiste. 

Sácale jugo a la organización que hiciste. Selecciona los datos de contacto de una categoría y hazles llegar la información que necesitas. Será para ti más fácil comunicarte y saber qué información enviar a cada quién. Difusión efectiva en unos cuantos pasos. 

 

5. Recuerda: todo es trabajo en equipo

No olvides que debe haber coordinación entre todos los elementos del equipo de reclutamiento. Aunque la uniformidad se debió establecer antes de comenzar con la campaña de atracción de talento, no debe decaer en el procedimiento. 

Date el tiempo de que se reúnan de forma periódica y saber que se encuentran en el mismo canal. 

De ser necesario, establece objetivos que cada persona deba alcanzar. Por ejemplo: revisar x cantidad de perfiles y categorizarlos. Limpiar bases de datos. Seleccionar x perfiles que cumplan con una característica. 

Después no olvides revisar que se haya cumplido con las metas. Así el equipo trabajará a la par también de manera organizada. 

 

6. No descuides la base de datos

Sabemos que con el ajetreo del día a día las bases de datos se van desorganizando. Subes información sin clasificar y la dejas en tu lista de pendientes. Se te olvida revisar si alguien más ya subió la información. Metes a todos los perfiles en la pestaña de “otros” en lo que averiguas cómo son… Tal y como sucedería en tu recámara. 

Pones la ropa sucia en una esquina esperando que al día siguiente te de tiempo y ganas de acomodarla. Sales rápido de casa y dejas la cama destendida, con objetos sobre ella. Sacas zapatos del clóset de manera rápida tirando todo alrededor. Y tú crees que el desorden no es mucho. Como antes ya hiciste limpieza a profundidad, crees que arreglar el nuevo tiradero será muy rápido. 

Y puede ser. Pero si se te va de las manos, pronto volvéras al inicio del caos. Dedícale algunos minutos al día, o tiempo semanal, a verificar que todo continúe en orden. Así no estés reclutando a alguien. Tu futuro yo lo agradecerá.

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